– med fokus på robusthet, prioriteringar och handlingsförmåga
Den här handledningen är ett praktiskt stöd för transportföretag som vill stärka sin förmåga att hantera kriser, störningar och ett försämrat säkerhetsläge. Den ersätter inte myndighetskrav eller beslut, utan hjälper er att skapa struktur, tydlighet och samsyn i organisationen.
Handledningen kan användas både av företag som inte omfattas av särskilda krav och av företag som längre fram kan behöva anpassa sig till mer formella förväntningar.
Steg för steg guide
- 1
Steg 1: Utgå från ert uppdrag – vad måste fungera?
Börja i kärnan av verksamheten. Vad är det ni faktiskt gör, och vad är ni satta att leverera?
Fundera över:
- vilka transporter eller tjänster som är mest kritiska
- vilka leveranser som är avgörande för kunder, samhälle eller andra verksamheter
- vilka delar av uppdraget som inte kan ersättas på kort sikt
Detta är grunden för allt fortsatt arbete. Utan en tydlig bild av vad som måste fungera blir det svårt att prioritera rätt längre fram.
- 2
Steg 2: Prioritera – allt kan inte fungera samtidigt
I ett allvarligt läge är det sällan möjligt att upprätthålla all verksamhet som i normalläget. En viktig del av beredskapsarbetet är därför att i förväg göra medvetna prioriteringar.
Diskutera till exempel:
- vilka leveranser som är samhällskritiska i olika scenarier
- vilka delar av verksamheten som är företagskritiska för att kunna fortsätta fungera
- vilka uppdrag som kan pausas eller skalas ned under en period
Att göra dessa prioriteringar i förväg stärker organisationens beslutsförmåga när beslut behöver fattas snabbt.
- 3
Steg 3: Identifiera beroenden och sårbarheter
Nästa steg är att förstå vad verksamheten är beroende av för att kunna leverera det som är prioriterat.
Det kan handla om:
- personal och nyckelkompetenser
- fordon, drivmedel och utrustning
- IT-system, kommunikation och information
- leverantörer, underentreprenörer och samarbetspartners
Genom att tydliggöra beroenden och sårbarheter skapar ni bättre förutsättningar för att planera åtgärder som stärker verksamhetens robusthet och kontinuitet.
Den pågående omställningen till nya drivmedel och fordon påverkar även beredskapen. El- och vätgasfordon kan innebära nya sårbarheter vid störningar i energiförsörjningen, samtidigt som räckvidd, laddning och tillgång till reservdelar får ökad betydelse i en krissituation.
Säkerhetsläget påverkar också vilka komponenter och leverantörer som kan användas i känslig verksamhet. I vissa fall kan krav i upphandlingar, exempelvis på elfordon, komma i konflikt med säkerhetskrav eller tillgång till godkända leverantörer.
Transportföretagen verkar för att den gröna omställningen och totalförsvarets behov ska utvecklas i samklang, så att företagen inte hamnar i målkonflikter mellan klimatkrav, affärsmässighet och Sveriges säkerhet.
- 4
Steg 4: Säkerställ personalförsörjning och kritisk kompetens
Personal är en av de viktigaste förutsättningarna för att verksamheten ska fungera även i ett ansträngt läge. En central del av beredskapsarbetet är därför att i förväg ha tänkt igenom hur personalförsörjningen kan påverkas – och hur verksamheten kan anpassas därefter.
Ett första steg är att skapa en tydlig bild av vilka kompetenser som är avgörande för att kunna upprätthålla prioriterade leveranser och funktioner. Det handlar inte bara om befattningar, utan om faktisk kompetens, erfarenhet och förmåga att lösa uppgifter i praktiken.
Om företaget har blivit utpekat av en myndighet eller omfattas av särskilda förväntningar kan det finnas möjlighet att begära en disponibilitetskontroll från Plikt- och prövningsverket. En sådan kontroll kan ge underlag för att bedöma vilka medarbetare som riskerar att tas i anspråk vid ett försämrat omvärldsläge.
I vissa fall kan det också, i teorin, vara möjligt att en medarbetare som är ianspråktagen för uppgifter inom exempelvis Hemvärnet eller annan del av totalförsvaret kan frigöras för att i stället tjänstgöra kvar i företaget vid höjd beredskap. Detta förutsätter att företaget är utpekat, att ett tydligt behov finns och att dialog förs med ansvariga aktörer.
Det är samtidigt viktigt att vara realistisk. Anställningen inom näringslivet är frivillig, och även om en medarbetare i ett skede kan bedömas som tillgänglig kan förutsättningarna snabbt förändras. En nyckelperson kan med kort varsel komma att tas i anspråk för andra uppgifter.
Ett andra steg i personalplaneringen är därför att utgå från att en viss andel av personalen inte kommer att vara tillgänglig. Ett vanligt antagande i beredskapsplanering är att cirka 20 procent av personalen kan falla bort under kortare eller längre perioder.
Utifrån detta är det klokt att:
- identifiera kritiska kompetenser som inte bör vara beroende av en enskild person
- säkerställa att kunskap och ansvar kan delas eller överföras
- planera för snabba omprioriteringar av arbetsuppgifter
- skapa handlingsutrymme för att ersätta eller förenkla funktioner vid behov
Att arbeta strukturerat med personalförsörjning och kompetens stärker organisationens handlingsfrihet och bidrar till att verksamheten kan fortsätta fungera även när förutsättningarna förändras.
- 5
Steg 5: Bestäm hur ni leder och fattar beslut i ett ansträngt läge
När förutsättningarna förändras snabbt behöver ledning och beslutsfattande fungera även om delar av organisationen tillfälligt inte är tillgängliga.
En viktig utgångspunkt är att även chefer och medlemmar i ledningsgruppen kan drabbas av personalbortfall. Det kan handla om sjukdom, familjeskäl eller andra omständigheter som gör att även mycket engagerade nyckelpersoner tillfälligt inte kan fullgöra sin roll.
Det är därför viktigt att i förväg ha tänkt igenom:
- hur beslut ska kunna fattas även om ordinarie chefer inte är tillgängliga
- vilken successionsordning som gäller för samtliga ledande funktioner
- vem som kan träda in och ta ansvar med kort varsel
- vilka befogenheter som följer med respektive roll
Succession bör inte begränsas till högsta ledningen, utan omfatta alla funktioner där bortfall riskerar att påverka verksamhetens förmåga att leverera.
Tydliga roller, ersättare och beslutsvägar skapar kontinuitet i ledarskapet och gör det möjligt att agera samlat och effektivt även när organisationen tillfälligt förändras.
- 6
Steg 6: Förankra och öva – gör det tillsammans
Beredskap är inte ett dokument, utan en förmåga. För att planeringen ska fungera i praktiken behöver den vara förankrad i organisationen.
Det innebär till exempel att:
- involvera ledningsgrupp och nyckelpersoner
- diskutera prioriteringar gemensamt
- testa resonemangen i övning eller workshop
- uppdatera planeringen när verksamheten förändras
När fler delar av organisationen delar samma bild stärks både genomförandeförmåga och ledarskap.
